De Corona-crisis zal in veel sectoren onvermijdelijk lijden tot herstructurering of tot reorganisaties. In een aantal blogs zullen wij schetsen welke maatregelen een ondernemer (zelf) kan nemen. Als eerste komt aan bod het bedrijfseconomisch ontslag en het reorganisatieplan.
Bedrijfseconomisch ontslag
Indien jij de arbeidsovereenkomst met een werknemer wil opzeggen op grond van bedrijfseconomische omstandigheden zal daarvoor toestemming moeten worden gevraagd aan het UWV. Bedrijfseconomische omstandigheden kunnen bijvoorbeeld bestaan uit:
- een slechte financiële positie;
- werkvermindering;
- organisatorische veranderingen/reorganisatie;
- technologische veranderingen;
- beëindiging van (een deel van) de bedrijfsactiviteiten;
- bedrijfsverhuizing;
- het vervallen van een loonkostensubsidie; of
- een combinatie van deze situaties.
Als werkgever moet je de bedrijfseconomische omstandigheden aannemelijk maken én aantonen dat het treffen van maatregelen die leiden tot het structureel vervallen van arbeidsplaatsen (over een toekomstige periode van 26 weken) noodzakelijk is voor een doelmatige bedrijfsvoering.
Reorganisatieplan
Een reorganisatieplan helpt om alle informatie en gegevens op een rijtje te krijgen die nodig zijn bij de vervolgstappen die eventueel gezet moeten worden. De volgende punten kunnen onder meer aan de orde komen in een reorganisatieplan:
- een uiteenzetting van de bedrijfseconomische redenen van de reorganisatie;
- de cijfermatige onderbouwing, voorzien van de financiële stukken die onder ‘gegevens verzamelen’ hierna worden genoemd;
- de voorgenomen bezuinigingsmaatregelen, waaronder de voorgenomen bezuinigingsmaatregelen op personeelskosten;
- de reeds genomen bezuiningsmaatregelen;
- een prognose voor de aankomende zes maanden tot één jaar waarin wordt ingegaan op de situatie waarin wel op loonkosten wordt bezuinigd en op de situatie waarin dat niet gebeurt;
- een uiteenzetting waarom afvloeiing van personeel noodzakelijk is om de gewenste of benodigde situatie te bereiken;
- een overzicht van de afdelingen waar arbeidsplaatsen zullen (moeten) vervallen;
- een overzicht van de functies waar arbeidsplaatsen zullen (moeten) vervallen;
- een compleet overzicht van alle binnen de onderneming werkzame personen, waaronder bijvoorbeeld ook ingehuurd en ingeleend personeel, freelancers, payrollers, stagiaires en AOW-gerechtigde werknemers, ingedeeld per functie en per persoon. De gegevens moeten tevens worden voorzien van naam, geboortedatum, functie, datum indiensttreding, soort contract (eventueel met einddatum) en bijzonderheden, zoals arbeidshandicap, aanstaande pensionering, ziekte of opgezegd dienstverband;
- het advies van de externe accountant;
- het advies van de bank;
- een plan dat moet zorgen voor herplaatsing van zoveel mogelijk werknemers die hun baan gaan verliezen;
- het budget dat nodig is om de (eventuele) transitievergoedingen te kunnen betalen;
- het eventuele aanvullende budget dat beschikbaar is voor beëindigingen met wederzijds goedvinden;
- een overzicht van maatregelen die de onderneming bereid zou zijn te treffen voor de voor ontslag voor te dragen werknemers, bijvoorbeeld op het gebied van versoepeling van arbeidsvoorwaarden, om-of bijscholing; en sollicitatiebegeleiding.
Het opstellen van een reorganisatieplan is niet eenvoudig en is erg arbeidsintensief voor een organisatie. Wij adviseren daarbij wel een expert in te schakelen, aangezien met een goed reorganisatieplan direct kan worden voldaan aan de wettelijke verplichtingen, zoals aan de orde bij o.a. een verzoek om toestemming van een arbeidsovereenkomst wegens bedrijfseconomische redenen, een ontslag van 20 medewerkers of meer (Wet melding collectief ontslag) en/of een verzoek om advies aan de ondernemingsraad (Wet op de ondernemingsraden).
Er kunnen verschillende redenen zijn waarom een bedrijfseconomisch ontslag plaatsvindt. Elke situatie kan leiden tot het aanleveren van andere stukken/informatie. Hieronder wordt daarvan per geval een uiteenzetting gegeven.
Slechte financiële positie en/of werkvermindering
Als de bedrijfseconomische noodzaak wordt ingegeven door een slechte financiële positie en/of werkvermindering, zijn de volgende stukken van belang:
- de cijfermatige onderbouwing van de bedrijfseconomische oorzaak, waaronder (voorlopige) balans en verlies- en winstrekeningen (jaarstukken) van drie aan het voorgenomen ontslag voorafgaande jaren met een toelichting;
- (voorlopige) cijfers, waaronder (voorlopige) balans en verlies- en winstrekeningen van het lopende jaar;
- een liquiditeitsbegroting voor (minimaal) de aankomende zes maanden;
- een onderbouwing van het minimaal te bezuinigen bedrag op personeelskosten;
- een overzicht van andere genomen of te nemen kostenbesparende maatregelen;
- een cijfermatige prognose voor (minimaal) de komende zes maanden, waarbij wordt aangegeven wat:
- de prognose is bij gewijzigd beleid (als de voorgenomen reorganisatie wordt gerealiseerd); en
- de prognose is bij ongewijzigd beleid (als de voorgenomen reorganisatie niet wordt gerealiseerd);
- een brief van de accountant waarin de bedrijfseconomische oorzaak wordt onderbouwd en waarin wordt verwezen naar specifieke passages uit de cijfermatige rapportages die als bijlage bij de ontslagaanvraag gebruikt gaat worden;
- (eventueel) een verklaring van de bank waarin informatie wordt verstrekt over de kredieten van de onderneming;
- een overzicht van de huidige orderportefeuille en een prognose van de orderportefeuille voor (minimaal) de aankomende zes maanden;
- brieven waaruit blijkt dat klanten de samenwerking hebben opgezegd, orders zijn ingetrokken of uitgesteld;
- Werkgevers die ontslag wegens bedrijfseconomische redenen aanvragen vanwege de coronacrisis moeten aannemelijk maken dat zij het ontslag niet kunnen voorkomen met de NOW of andere noodmaatregelen van de overheid. Het UWV zal de NOW en de andere noodmaatregelen bij de toetsing van de ontslagaanvraag meewegen.
Beëindiging van (een deel van) de bedrijfsactiviteiten
Bij beëindiging van (een deel van) de bedrijfsactiviteiten, zijn documenten van belang waaruit dat blijkt, bijvoorbeeld:
- een huuropzegging of verkoopadvertentie;
- een persbericht over de beëindiging;
- een mailing aan klanten;
- een overeenkomst van verkoop van de activa en/of voorraad.
Bedrijfsverhuizing
Bij bedrijfsverhuizing zijn de volgende documenten van belang:
- de (verwachte) datum van verhuizing en het oude en nieuwe adres;
- waarom de verhuizing voor een doelmatige bedrijfsvoering noodzakelijk is;
- hoeveel arbeidsplaatsen op de nieuwe bedrijfslocatie ontstaan;
- bij minder arbeidsplaatsen: een toelichting dat het vervallen van dit aantal arbeidsplaatsen voor een doelmatige bedrijfsvoering noodzakelijk is;
- aan welke werknemers een aanbod is gedaan om op de nieuwe locatie te gaan werken en met welk resultaat;
- aan welke werknemers geen aanbod is gedaan, onder vermelding van de reden waarom.
Ook moeten documenten worden toegevoegd waaruit blijkt dat sprake is (geweest) van bedrijfsverhuizing. Denk hierbij bijvoorbeeld aan stukken ten aanzien de bestemming van het pand (een kopie van de huuropzegging/nieuwe huurovereenkomst, geplaatste verkoopadvertentie, koopakte).
Organisatorische veranderingen, technologische veranderingen
Bij bedrijfseconomisch ontslag vanwege organisatorische veranderingen, technologische veranderingen, zijn de volgende stukken van belang:
- een uiteenzetting en toelichting op de organisatorische en/of technologische veranderingen;
- een overzicht van de gevolgen die de veranderingen hebben voor de verschillende afdelingen, functies en arbeidsplaatsen;
- organogrammen van vóór en ná de reorganisatie met vermelding van eventuele nieuwe functies.
Vervallen van loonkostensubsidie
Bij bedrijfseconomische ontslag vanwege het vervallen van loonkostensubsidie, moeten de volgende gegevens verstrekt worden:
- om welke loonkostensubsidie het gaat;
- waarom de loonkostensubsidie is vervallen/verlaagd;
- de ingangsdatum voor het vervallen/verlagen van de subsidie;
- welke inspanningen zijn gedaan om de loonkostensubsidie te behouden;
- welke functie/werkzaamheden de werknemer met de persoonsgebonden loonkostensubsidie vervult;
- of er binnen de onderneming andere werknemers (waarvoor geen loonkostensubsidie is verleend) zijn die feitelijk hetzelfde (reguliere) werk verrichten en hoe de productiviteit van de werknemer met loonkostensubsidie zich verhoudt ten opzichte van zijn collega’s.
Nadat duidelijk is geworden dat er moet worden gereorganiseerd of geherstructureerd, is het van belang om te weten welke werknemers voor ontslag moeten worden voorgedragen. Een ondernemer mag niet zelf kiezen wie hij ontslaat. Lees hier meer over in het ‘stappenplan reorganisatie – het afspiegelingsbeginsel’.
Het opstellen van een reorganisatieplan vormt een goede basis voor het gehele verdere traject van gedwongen ontslagen. Je kunt een reorganisatieplan zien als basis voor een eventuele melding van het collectief ontslag en voor het overleg met de vakbonden en de adviesaanvraag aan de Ondernemingsraad, maar ook als onderbouwing voor de individuele ontslagaanvragen. Wij staan werkgevers graag bij in het opstellen van een reorganisatieplan. Een eerste gesprek is altijd gratis en vrijblijvend. Voor meer informatie kan je contact opnemen met de arbeidsrechtspecialisten van HAUT Legal & Tax.
