HAUT Legal & Tax advocaten

Checklist arbeidsovereenkomst

Checklist arbeidsovereenkomst

 

CHECKLIST ARBEIDSOVEREENKOMST

 

Bijgaand treft u een checklist aan het voor het opstellen van een arbeidsovereenkomst. Expliciet wordt erop gewezen dat het gebruik van deze checklist geen invuloefening is, maar deskundig maatwerk vergt.

1.            Mondeling of schriftelijk

Een overeenkomst hoeft niet schriftelijk overeengekomen te worden om rechtsgeldig te zijn. Het verdient echter de voorkeur om de afspraken tussen werkgever en werknemer duidelijk op papier te zetten. Het bewijzen van mondelinge afspraken is namelijk erg lastig. Een aantal bepalingen zoals proeftijd en concurrentiebeding moeten zelfs schriftelijk overeengekomen worden willen zij überhaupt geldig zijn.

 

2.            Bepaalde of onbepaalde tijd?

Er zal moeten worden gekozen voor een dienstverband voor bepaalde of voor onbepaalde tijd.

Bepaalde tijd: het moment waarop de arbeidsovereenkomst eindigt zal moeten worden bepaald. Dat moment kan worden bepaald door een kalender datum, de aangegeven termijn voor de duur van het contract, een omschrijving van het project dat moet zijn afgerond en als het om vervanging van een andere werknemer gaat; het moment van terugkeer van die werknemer. Het verdient de voorkeur om het einde van de bepaalde tijd zo duidelijk en eenduidig mogelijk vast te leggen, zodat hier geen enkele discussie over kan ontstaan.

Let op: veranderingen o.g.v. Wet Werk en Zekerheid met betrekking tot de ketenregeling.

 

3.            CAO van toepassing?

Er dient onderzocht te worden of een CAO op de arbeidsovereenkomst van toepassing is. De arbeidsovereenkomst dient aan de hand van de cao opgesteld te worden, hoe uitgebreider de CAO, hoe minder ruimte voor keuzes in de op te stellen arbeidsovereenkomst.

Ook indien er geen cao van toepassing is kan ervoor worden gekozen een bepaalde CAO op de arbeidsovereenkomst van toepassing te laten zijn, dit dient wel in de arbeidsovereenkomst opgenomen te worden.

 

4.            NAW gegevens partijen

Check de gegevens, zodat de bedoelde (rechts)persoon de werkgever wordt. Is de werkgever in de arbeidsovereenkomst rechtsgeldig vertegenwoordigd?

Neem bij de gegevens van de werknemer altijd voor de zekerheid de geboortedatum op, zodat ook later duidelijk aangetoond kan worden met wie de arbeidsovereenkomst is aangegaan.

 

5.            Op te nemen datums

Denk hierbij aan de datum voor de aanvang werkzaamheden, maar ook aan de datum waarop de arbeidsovereenkomst zal eindigen, benoem deze expliciet.

Indien de werknemer eerder begint met het aanvangen van zijn of haar werkzaamheden zal de arbeidsovereenkomst eerder starten. Wanneer dan bijvoorbeeld een arbeidsovereenkomst voor de bepaalde tijd van 1 jaar is overeengekomen, kan het zomaar voorkomen dat de overeenkomst stilzwijgend is verlengd. Dit, omdat werkgever snel over het hoofd zal zien dat de arbeidsovereenkomst in de praktijk eerder is aangevangen en daardoor de bepaalde tijd termijn ook eerder verlopen is. Indien hij de werknemer ook na de in de overeenkomst benoemde termijn heeft laten doorwerken is de arbeidsovereenkomst dan automatisch met een gelijke termijn verlengd en in het slechtste geval voor onbepaalde tijd geworden.

Een pensioenbeding bij de duur van de arbeidsovereenkomst zorgt ervoor dat de arbeidsovereenkomst van rechtswege (automatisch) eindigt op de pensioengerechtigde leeftijd zonder dat hiervoor verder nog een handeling hoeft te worden verricht. Vanwege de stijgende AOW-leeftijd is het verstandig om de formulering ‘eindigt van rechtswege op de 65-jarige leeftijd’ te vermijden.

 

6.            Plaats waar de arbeid wordt verricht

De plaats waar de arbeid gebruikelijk dient te worden verricht dient in de arbeidsovereenkomst opgenomen te worden. Wij raden aan hier toe te voegen dat indien nodig de werkgever de werknemer ook op andere plaatsen de werkzaamheden kan laten verrichten.

 

7.            Functie en werkzaamheden

Ook dient in de arbeidsovereenkomst een omschrijving van de functie en werkzaamheden opgenomen te worden. Hier rade wij aan ook toe te voegen dat de werknemer ermee instemt dat hij indien de werkgever nodig acht ook andere werkzaamheden dan de in de overeenkomst opgenomen werkzaamheden dient te verrichten.

 

8.            Fulltime/Parttime

Ook het aantal uren dat wordt gewerkt per week dient in de arbeidsovereenkomst opgenomen te worden.

 

9.            Overwerkvergoeding

Wel of geen overwerkvergoeding? Indien er een speciale regeling voor overwerk geldt binnen het bedrijf van de werkgever kan dat ook worden opgenomen. Vaak wordt toegevoegd dat betaling voor overuren in het salaris verdisconteerd is en geen extra betaling plaats zal vinden. Dit mag alleen als het loon hiervoor toereikend is. Bij toepassing van het minimumloon is dit dus niet mogelijk. Maar ook in het geval extreem veel overuren gemaakt worden kan dit onredelijk zijn. Hier dient dus wel opgelet te worden. De schade bij werkgever door een claim achteraf van een werknemer voor alle overwerk over de afgelopen jaren kan hoog oplopen.

 

10.            Proeftijd

De lengte van de proeftijd is wettelijk geregeld en kan maximaal 2 maanden bedragen. Een proeftijd moet schriftelijk overeengekomen worden om geldig te zijn.

Let op:

  • Bij arbeidsovereenkomsten voor minder dan twee jaar mag een proeftijd van maximaal 1 maand worden overeengekomen (bij cao mag hiervan afgeweken worden, tot maximaal 2 maanden). Spreken partijen een langere proeftijd af dan is die proeftijd nietig en geldt er helemaal geen proeftijd;
  • Een proeftijd kan eerder gaan lopen indien de werkzaamheden eerder dan de in de arbeidsovereenkomst opgenomen aanvangsdatum. Deze loopt dan ook eerder af;
  • Een uitzendperiode voorafgaand aan het contract kan ook als proeftijd meetellen als het om hetzelfde werk gaat, de werkgever is dan immers een opvolgend werkgever;
  • Veranderingen o.g.v. Wet Werk en Zekerheid bij arbeidsovereenkomst van korter dan 6 maanden.

 

11.            Opzegtermijn en mogelijkheden

De duur van de opzegtermijn is wettelijk geregeld. Voor de werknemer is deze altijd 1 maand. Voor de werkgever is deze afhankelijk van de duur van het dienstverband met de betreffende werknemer. Heeft de arbeidsovereenkomst korter geduurd dan 5 jaar dan is de opzegtermijn 1 maand, bij arbeidsovereenkomsten tussen de 5 en 10 jaar is de opzegtermijn 2 maanden, tussen de 10 en 15 jaar 3 maanden en langer dan 15 jaar 4 maanden. Partijen kunnen een langere opzegtermijn overeenkomen, maar als de opzegtermijn van de werknemer langer wordt dan de wettelijke, moet de opzegtermijn voor de werkgever twee keer zo lang als deze afwijkende termijn zijn.

Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd eindigt gewoonlijk van rechtswege na het verstrijken van de bepaalde tijd. Partijen kunnen echter ook hier overeenkomen dat er tussentijdse opzegging mogelijk is. Ook hier gelden de hierboven omschreven regels inzake de termijnen.

Wij raden aan in de overeenkomst ook de manier waarop opgezegd dient te worden op te nemen. Voor het einde van de maand, schriftelijk e.d.

 

12.            Loon

In de overeenkomst dient ook de hoogte van de vergoeding welke voor de werkzaamheden wordt betaald door de werkgever opgenomen te worden. Ook een eventuele dertiende maand, bonus- of optieregeling, winstregeling of tantième kan toegevoegd worden.

Vermeld verder bij de hoogte van het loon duidelijk of het een bruto of netto bedrag betreft of het een uurloon, maandloon, jaar loon of loon voor een periode van 4 weken betreft.

 

13.          Reis- /onkosten

Eventuele afspraken over vergoeding van reiskosten en overige onkosten kunnen ook in de arbeidsovereenkomst worden opgenomen. Aan te raden is om op te nemen dat bepaalde kosten enkel vergoed zullen worden door de werkgever voor zover deze en tot de hoogte dat deze door de werkgever onbelast vergoed kunnen worden.

Studiekosten kunnen ook onbelast vergoed worden. Wel raden wij aan bij de vergoeding van studiekosten een terugbetalingsregeling bij vroegtijdig vertrek op te nemen. Deze terugbetalingsregeling kan ook in een tijdelijk contract worden opgenomen en ook voor interne opleidingen.

Meestal beperkt de werkgever de terugbetalingsplicht tot een aantal specifieke situaties bijvoorbeeld als sprake is van opzegging door de werknemer, als de werknemer vanwege een verwijtbare reden ontslagen worden of als de werknemer er niet in slaagt om de opleiding binnen een bepaalde periode succesvol af te ronden.

Let op:

  • De terugbetalingsverplichting moet met de tijd evenredig afnemen (een glijdende schaal).
  • Als de terugbetaling in strijd komt met de redelijkheid en billijkheid, kan de rechter bepalen dat de werknemer niets of slechts een deel van de betaalde studiekosten hoeft terug te betalen.

In plaats van een studiekostenbeding kan een werkgever er ook voor kiezen een studiekostenovereenkomst per studie of opleiding overeen te komen waarin door werkgever wordt vastgelegd welke terugbetalingsvoorwaarden van toepassing zijn.

 

14.          Vakantiegeld/dagen

Ook dient in de arbeidsovereenkomst het aantal vakantie dagen per jaar, welke de werknemer betaald mag opnemen, genoemd te worden. Het wettelijk minimum voor vakantiedagen is 4 keer het aantal dagen/uur dat er per week wordt gewerkt.

Voor de wettelijke vakantiedagen (het minimum) geldt dat deze automatisch vervallen een half jaar na het jaar waarin deze zijn opgebouwd. Om een lastige vakantiedagenadministratie te voorkomen verdient het de voorkeur om ook voor de bovenwettelijke vakantiedagen een gelijke vervaltermijn af te spreken dan wel aan te sluiten bij de wetgeving.

Ook moet in de arbeidsovereenkomst worden opgenomen hoeveel vakantiegeld een werknemer krijgt. Normaal gesproken is dat 8% van het jaarsalaris.

 

15.          Auto, telefoon, laptop

Indien een auto van de zaak, een telefoon van de zaak of een laptop van de zaak wordt verstrekt is het raadzaam dit en de voorwaarden hiervoor in de arbeidsovereenkomst op te nemen. Mogen de zaken bijvoorbeeld ook in privé gebruikt worden? en met betrekking tot een lease-auto is het belangrijk om contractueel te regelen wat er gebeurt met lease-contract als de werknemer ontslag neemt of ontslagen wordt.

 

16.          Huisreglement

Indien van toepassing een verwijzing naar de regels die binnen het bedrijf van toepassing zijn (personeelsregelement, huisregels, verzuimreglement of iets dergelijks) en vermelding dat werknemer hiermee instemt en hiervan een exemplaar heeft ontvangen.

 

17.          Pensioen

Indien een (verplichte) deelname aan een pensioenregeling van toepassing is dient dit opgenomen te worden met daarbij een verwijzing naar de regels.

 

18.          Ziekte

In de arbeidsovereenkomst kan ook worden opgenomen hoe bij werkgever wordt omgegaan met de loonbetaling bij ziekte (volledig of 70%). Verplicht is 70% uit te keren, maar veel werkgevers kiezen ervoor het eerste jaar zelfs 100% van het loon uit te betalen.

Ook kunt u overwegen een wachtdagenregeling bij ziekte op de nemen in de arbeidsovereenkomst. U kunt dan opnemen dat de werkgever geen loon verschuldigd is over de eerste twee dagen van de ziekteperiode. Deze dagen worden wachtdagen genoemd.

Wij raden aan ook in de arbeidsovereenkomst op te nemen wat de regels zijn met betrekking tot ziekmelding en het beschikbaar houden voor controle of bezoek bedrijfsarts. Eventueel kan verwezen worden naar een toepasselijk reglement.

 

19.         Concurrentiebeding en/of relatiebeding

Er dient overwogen te worden of een concurrentiebeding en/of relatiebeding in de overeenkomst opgenomen dienen te worden. Een concurrentiebeding en een relatiebeding beperken de werknemer in zijn mogelijkheden om zijn werkgever na afloop van de arbeidsovereenkomst te beconcurreren. Deze bedingen dienen schriftelijk te worden overeengekomen. Deze bedingen dienen verder niet té beperkend zijn voor de werknemer. En de zwaarte hiervan zal altijd aan de hand van de omstandigheden van het geval worden beoordeeld. De bedingen dienen dan ook aan de hand van de specifieke situatie opgesteld te worden. Let daarbij ook op de geografische omvang van de bedingen.

In dit kader kan een werkgever in de arbeidsovereenkomst ook opnemen dat de werknemer geen andere werknemers mag overhalen te vertrekken bij werkgever, een zogenoemd anti-ronselbeding.

Het is verstandig om aan deze bedingen een boetebeding te koppelen

Let op:

  • Na een functiewijziging moet een concurrentiebeding en/of relatiebeding opnieuw worden overeengekomen.
  • Er geldt geen maximale duur voor het concurrentiebeding, maar de rechtspraak gaat over het algemeen uit van een duur van maximaal 1 jaar.
  • Veranderingen o.g.v. Wet Werk en Zekerheid

20.            Nevenwerkzaamhedenbeding

In bepaalde gevallen kan het handig zijn in de overeenkomst op te nemen dat de werknemer zonder toestemming geen nevenwerkzaamheden mag verrichten. Nevenwerkzaamheden kunnen bijvoorbeeld de kwaliteit van zijn werk verminderen dan wel zijn integriteit en de goede naam van de werknemer of zelfs van de werkgever aantasten. Wij raden aan een dergelijk nevenwerkzaamhedenbeding altijd in de arbeidsovereenkomst op te nemen. Toestemming kan uiteraard in de meeste gevallen gegeven worden, maar wel wordt dan de controle hierover bij de werkgever gehouden.

Het is verstandig om aan dit beding een boetebeding te koppelen, dit is uiteraard afhankelijk van het belang dat de werkgever heeft bij dit beding.

 

21.            Geheimhoudingsbeding

Het is altijd verstandig een geheimhoudingsbeding in de arbeidsovereenkomst op te nemen. Hierin dient opgenomen te worden dat de werknemer vertrouwelijk met de vertrouwelijke gegevens van de onderneming van werkgever dient om te gaan, zowel gedurende als na beëindiging van zijn dienstverband.

Aan dit beding kan tevens een verbod op het buiten de bedrijfsomgeving brengen van zakelijke informatie worden toegevoegd.

Het is verstandig aan dit beding een boetebeding te koppelen

 

22.            Boetebepalingen

Neem in de boetebepalingen altijd een bedrag op per overtreding van een bepaald artikel en daarbij ook een bedrag per dag dat de overtreding voortduurt.

 

23.            Bedrijfseigendommen

Ook raden wij aan een bepaling op te nemen dat de bedrijfseigendommen niet privé mogen worden gebruikt en bij het einde van het dienstverband zo snel mogelijk moeten worden ingeleverd.

 

24.            Eenzijdig wijzigingsbeding

Tussentijds mag een werkgever de arbeidsvoorwaarden niet zomaar wijzigen. Als de werkgever in het contract een eenzijdig wijzigingsbeding opneemt, mag deze de arbeidsvoorwaarden tussentijds wel wijzigen. Maar let op : een tussentijdse wijzigingsbeding is geen vrijbrief, u moet wel een ‘zwaarwegend bedrijfsbelang’ hebben bij de wijziging. Zonder beding is het echter nog lastiger om arbeidsvoorwaarden te wijzigen.

 

25.            Toepasselijk recht en bevoegde rechter

Neem altijd op dat het Nederlands recht van toepassing is op de overeenkomst, zodat niet onverwacht en onbedoeld in enkele gevallen opeens onder een ander rechtsstelsel met geheel andere rechtsregels van toepassing is. Ook verdient het de voorkeur om een rechtbank bevoegd te verklaren, bijvoorbeeld de rechtbank het dichtst bij het hoofdkantoor.

 

Deze checklist en de daarbij geplaatste opmerkingen is niet uitputtend. Bij het opstellen van arbeidsovereenkomsten zijn vele variaties mogelijk, afhankelijk van de wensen van partijen. Bij het opstellen van een arbeidsovereenkomst is gedegen kennis van het arbeidsrecht en de recente jurisprudentie vereist. De advocaten van de praktijkgroep arbeidsrecht Siebert & Becker Advocaten kunnen u adviseren en samen met u een set bij uw onderneming passende arbeidsovereenkomsten opstellen.

 

Teruggebeld worden?

Interessant artikel?

Deel dit artikel via onderstaande kanalen:
Share on whatsapp
WhatsApp
Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
Kom in contact
Door dit formulier te verzenden, ga je akkoord met de opslag én verwerking van jouw persoonsgegevens door HAUT Legal & Tax. Privacyreglement.

Expertises

Recente artikelen

MKB CONTINUÏTEITSSCAN

“HOE ZIET UW CONTINUÏTEIT ERUIT?”

Doe de gratis MKB continuïteitsscan! Voor de ene sector is Covid een zegen en voor de ander een drama. Laat onverlet dat door deze crisis er wellicht een nieuwe strategie gekozen moet worden. Welke kansen of bedreigingen heeft u? 

HAUT Legal & Tax Advocaten
HAUT Legal & Tax Advocaten