Inleiding
Werkgevers verwerken persoonsgegevens van werknemers, denk hierbij aan salarisadministratie, personeelsdossiers etc. Sinds corona werkt een groot aantal werknemers thuis. Werkgevers willen daarom graag een oogje in het zeil houden. Voor werknemers kan dit ingrijpend zijn. Werkgevers zijn verplicht om rekening te houden met de privacy van hun werknemers. De ondernemingsraad (OR) speelt hier een doorslaggevend rol in. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) heeft, om de OR hierin te ondersteunen, het OR-privacyboekje gepubliceerd.
Ondernemingsraad
In de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) is bepaald dat de werkgever de OR moet vragen om in te stemmen met regelingen waarvoor persoonsgegevens van werknemers worden verwerkt. De werkgever moet de OR om een oordeel vragen bij:
- een regeling omtrent het verwerken alsmede de bescherming van persoonsgegevens van de personen die in de onderneming werkzaam zijn;
- regelingen inzake voorzieningen die gericht zijn op of geschikt zijn voor waarneming van of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van de personen die in de onderneming werkzaam zijn (ofwel personeelsvolgsystemen).
(1)Regeling omtrent het verwerken alsmede de bescherming van persoonsgegevens van de personen die in de onderneming werkzaam zijn
Dit instemmingsrecht heeft met name betrekking op het aanleggen van persoonsregistraties, en op de door de werkgever opgestelde regelingen over het verzamelen, bewaren, gebruiken en beveiligen van deze persoonsgegevens. Hieronder wordt bijvoorbeeld verstaan het besluit tot het machtigen van een collega en/of leidinggevende om toegang te kunnen verlenen tot de mailbox van andere collega-werknemers.
(2) Regelingen op het gebied van personeelsvolgsystemen
Bij personeelsvolgsysteem kun je denken aan cameratoezicht, gps-systemen, tijdsregistratiesystemen, software die bijvoorbeeld toetsaanslagen, e-mailverkeer en/of internetgebruik van werknemers registreert. Deze regelingen komen veel voor in ondernemingen. Indien deze regelingen zijn bedoeld als ‘waarneming’ of ‘controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties’ van de werknemers dan moet deze regeling worden voorgelegd aan de OR. Doet de werkgever dit niet, dan is het besluit niet geldig (nietig).
Instemming van de OR – voor de hierboven genoemde regelingen – is alleen nodig als deze gelden voor alle of in de groep onderneming werkzame werknemers. Voor individuele werknemers hoeft geen instemming van de OR te worden gevraagd.
OR-privacyboekje
In het OR-privacyboekje worden, kortgezegd, de volgende vragen behandeld:
- Wanneer heeft de OR instemmingsrecht? Wat zijn persoonsgegevens en wanneer is sprake van verwerking?
- Wat zijn de belangrijkste privacyregels uit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)? Welke vragen dient de OR te stellen om te controleren of de plannen van de werkgever AVG-proof zijn?
- Welke toetsingsvragen dient de OR te stellen als de werkgever van plan is een personeelsvolgsysteem te gaan gebruiken?
Het OR-privacyboekje biedt de OR handvatten voor de toepassing van het instemmingsrecht en AVG. In de praktijk zijn de situaties, echter niet altijd zwart wit. Zo is het niet altijd glashelder of de OR in het desbetreffende geval instemmingsrecht heeft en zullen de genoemde toetsingsvragen afhangen van de te gebruiken regelingen.
Wil je meer weten over de WOR, of heb jij vragen, omdat je lid bent van de OR neem dan contact op met de arbeidsrechtadvocaten Maria Ok en Alexander Claus onder 023-5310060.
