Het afspiegelingsbeginsel is de voorgeschreven rekenwijze waarop een werkgever moet bepalen welke werknemers hij voor ontslag moet voordragen. Door het afspiegelingsbeginsel wordt het personeelsbestand zo ingekrompen dat de leeftijdsopbouw van werknemers (inclusief payrollers) binnen de categorie uitwisselbare functie voor en na de reorganisatie verhoudingsgewijs zoveel mogelijk gelijk blijft. Het afspiegelingsbeginsel helpt je om de juiste rangorde tussen groepen werknemers te bepalen en op de juiste manier af te spiegelen bij ontslag wegens bedrijfseconomische omstandigheden.

STAP 1. STEL DE BEDRIJFSVESTIGING VAST

Indien een onderneming meer bedrijfsvestigingen heeft dan vindt de afspiegelingsbeginsel per bedrijfsvestiging plaats. Je dient dus te bepalen over welk deel van de onderneming de afspiegeling moet plaatsvinden en of sprake is van een bedrijfsvestiging – in de zin van de ontslagregeling – of niet.

STAP 2. STEL HET VOLLEDIGE PERSONEELSBESTAND VAST

Je dient een volledig overzicht te maken van alle werknemers (inclusief payrollwerknemers) en externe medewerkers van de bedrijfsvestiging of onderneming, ingedeeld in categorieën uitwisselbare functies (uitleg zie hierna), die op de peildatum werkzaam zijn. Het UWV houdt in principe de peildatum aan waarop de verzoeken om toestemming voor het opzeggen van de dienstverbanden bij het UWV zijn ingediend. Indien het om een grote reorganisatie gaat, kan soms een eerdere peildatum worden gekozen. Hierbij kan je denken aan de gevallen waarbij de ondernemingsraad om advies moet worden gevraagd of omdat bijvoorbeeld een melding collectief ontslag moet worden gedaan. De peildatum mag echter niet gelegen zijn voor de datum waarop de werknemers over de reorganisatie zijn geïnformeerd.

STAP 3. STEL DE CATEGORIE ‘UITWISSELBARE FUNCTIES’ VAST WAARBINNEN ONTSLAGEN VALLEN

Uitwisselbare functies zijn functies die naar inhoud, vereiste kennis, vaardigheden en competenties vergelijkbaar zijn. Ook de tijdelijke of structurele aard van de functie moet vergelijkbaar zijn en wat betreft niveau en beloning gelijkwaardig. De factoren voor de vaststelling van de uitwisselbaarheid van functies worden in onderlinge samenhang beoordeeld.

STAP 4. STEL VAST HOEVEEL WERKNEMERS WERKZAAM ZIJN IN DEZE CATEGORIE(EN) UITWISSELBARE FUNCTIES

Afspiegeling vindt plaats per categorie uitwisselbare functies. Uiteraard hoeft het afspiegelingsbeginsel niet te worden toegepast als sprake is van een unieke functie (een functie die slechts door één werknemer wordt bekleed). Ook als een hele categorie uitwisselbare functies geheel komt te vervallen, is afspiegelen niet nodig.

STAP 5. ALLE WERKKRACHTEN INDELEN IN GROEPEN

Allereerst moeten alle werknemers worden ingedeeld in de volgende groepen:

• Groep 1: externe medewerkers: gedetacheerden en uitzendkrachten, zelfstandigen zonder personeel en ingeleende werknemers van een andere bedrijfsvestiging.
  ZZP’ers vallen onder deze groep 1 werkkrachten, omdat zij een arbeidsrelatie met de werkgever hebben en niet werkzaam zijn op basis van een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. Als de redelijke grond voor ontslag gelegen is in uitbesteding van werkzaamheden, dan hoeft je niet eerst afscheid te nemen van de ZZP’ers die al op een dergelijke arbeidsplaats werkzaam zijn. Ook hoeft je niet eerst afscheid te nemen van een ZZP’er als je aannemelijk maakt dat dit een echte zelfstandige is en het voor een doelmatige bedrijfsvoering noodzakelijk is dat de werkzaamheden anders dan op basis van een arbeidsovereenkomst worden verricht.
• Groep 2: werknemers (inclusief payrollwerknemers) die de AOW-gerechtigde leeftijd hebben bereikt.
• Groep 3: werknemers (inclusief payrollwerknemers) als bedoeld in artikel 7:628a BW. De verwijzing naar artikel 7:628a BW moet in dit verband zo gelezen worden dat het gaat om oproepkrachten met een nul-urencontract. Een min/max-contract bevat een vast deel (minimaal te werken aantal uren) en een flexibel deel (oproepuren). Een werknemer met een min/max-contract zit daarom niet in groep 3 (geen nul-urencontract). Je hoeft om die reden niet eerst afscheid te nemen van deze werknemer. Wel is het zo dat je deze werknemer niet meer uren mag laat werken dan het minimaal aantal te werken uren (dus geen gebruikmaakt van de mogelijkheid een werknemer voor meer uren werk op te roepen). Daarover moet je in de ontslagaanvraag duidelijkheid verschaffen.
• Groep 4: werknemers met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd (inclusief payrollwerknemers) van wie het contract binnen ten hoogste 26 weken eindigt na de datum waarop op de aanvraag wordt beslist.
• Groep 5: werknemers (inclusief payrollwerknemers) met een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd en werknemers met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd (inclusief payrollwerknemers), waarbij de looptijd van het contract meer dan 26 weken bedraagt, te rekenen vanaf de datum waarop op de aanvraag wordt beslist.

STAP 6. RANGORDE BEËINDIGING DIENSTVERBANDEN UIT GROEP 1 EN OVERIGE WERKKRACHTEN (GROEPEN 2 EN 3)

Beëindiging van samenwerkingen moet gebeuren in de navolgende rangorde:

• De werkgever moet bij het vervallen van arbeidsplaatsen eerst afscheid nemen van personen uit groep 1;
• Indien de noodzakelijke personeelsinkrimping niet (voldoende) kan worden gerealiseerd, komen werknemers in dezelfde categorie uitwisselbare functies uit achtereenvolgens groep 2, 3, 4 en 5 voor ontslag in aanmerking;
• Van de werknemers uit groep 2, 3 en 4 moet achtereenvolgens afscheid worden genomen in de volgorde van de lengte van het dienstverband. Daarna moet afscheid worden genomen van medewerkers uit groep 5.

STAP 7. WERKNEMERS INDELEN IN LEEFTIJDSGROEPEN

Alle werknemers (groepen 2, 3, 4 en 5) binnen één categorie uitwisselbare functies moeten worden ingedeeld in de volgende leeftijdsgroepen:

• van 15 tot 25 jaar;
• van 25 tot 35 jaar;
• van 35 tot 45 jaar;
• van 45 tot 55 jaar;
• vanaf 55 jaar.

STAP 8. STEL VAST MET HOEVEEL WERKNEMERS DE CATEGORIE UITWISSELBARE FUNCTIES MOET INKRIMPEN

Per categorie uitwisselbare functies moet je bepalen hoeveel arbeidsplaatsen er moeten vervallen. Als je hebt bepaald met hoeveel fte’s jouw personeelsbestand moet inkrimpen, dan betekent dat mogelijk dat je de afspiegeling meerdere keren moet uitvoeren met steeds een ander aantal te vervallen arbeidsplaatsen als uitgangspunt. De afspiegeling houdt namelijk geen rekening met deeltijdmedewerkers. Je kunt daarbij niet gewoon de eerstvolgende op de lijst kiezen. De afspiegeling moet je opnieuw doen, omdat het aantal arbeidsplaatsen dat moet vervallen invloed kan hebben op de keuze die je moet maken.

STAP 9. REKENEN

De werknemers met het kortste dienstverband, per leeftijdsgroep binnen een categorie uitwisselbare functies, komen het eerst voor ontslag in aanmerking. De werknemers uit groep 2, 3 en 4 tellen wel mee bij de berekening van het aantal werknemers dat uit de verschillende leeftijdscategorieën voor ontslag in aanmerking komt. Zij moeten vervolgens wel bij voorrang worden voorgedragen voor ontslag. Als een leeftijdsgroep daardoor al voldoende heeft bijgedragen, hoeven geen andere werknemers uit die leeftijdsgroep voor ontslag te worden voorgedragen. Het aantal werknemers uit groep 2, 3, 4 en 5 moet binnen de leeftijdsgroep worden gedeeld door het aantal werknemers uit de groep 2, 3, 4 en 5 die werkzaam zijn in deze categorie uitwisselbare functies. De uitkomst moet worden vermenigvuldigd met het aantal werknemers uit groep 2, 3, 4 en 5 waarmee de categorie uitwisselbare functies moet inkrimpen.

Deze berekening moet voor elke leeftijdsgroep worden herhaald. Rond niet af!

Voor de komma
Per leeftijdsgroep moet je bepalen hoeveel werknemers voor ontslag in aanmerking komen. Als de uitkomst een of meerdere cijfers achter de komma oplevert, kijk dan eerst alleen naar het cijfer vóór de komma.

Achter de komma
Als de som van de hele cijfers voor de komma lager is dan de noodzakelijke krimp, dan levert de leeftijdsgroep met het hoogste cijfer achter de komma de eerstvolgende werknemer die voor ontslag wordt voorgedragen. Dit gebeurt vervolgens met het daarna komende hoogste cijfer achter de komma. Dit gaat door totdat het totaalaantal voor ontslag voor te dragen werknemers is bereikt. Je hebt nu een overzicht per leeftijdsgroep met het aantal werknemers dat voor ontslag in aanmerking komt.

Medewerkers per leeftijdsgroep selecteren, eerst de werknemers uit groep 2, 3 en 4
De werkgever moet eerst afscheid nemen van de werknemers uit groep 2, 3 en 4. Als een leeftijdsgroep daardoor al voldoende heeft bijgedragen, hoeven geen andere werknemers uit die leeftijdsgroep voor ontslag te worden voorgedragen.

De werknemers uit groep 5 selecteren
Vervolgens komt de werknemer uit groep 5 met het kortste dienstverband binnen de leeftijdsgroep als eerste voor ontslag in aanmerking.

In de praktijk

Bovenstaand lijkt eenvoudig toe te passen in de praktijk. Wij merken echter dat werkgevers het veelal toch lastig vinden om de juiste werknemers voor ontslag voor te dragen. Het stappenplan is een tool dat daarbij behulpzaam kan zijn. In de praktijk moet bijvoorbeeld ook worden gelet op de inhoud, vereiste kennis, vaardigheden en competenties van mogelijk vergelijkbare functies. Wellicht kunnen of moeten die werknemers ook worden meegenomen in de afspiegeling. Aparte aandacht geldt ook voor bijvoorbeeld (langdurig) zieke werknemers – geldt voor hen het afspiegelingsbeginsel?

Enige kennis en ervaring op het gebied van het arbeidsrecht is daarbij van groot belang. HAUT Legal & Tax staan jou graag terzijde en wij kunnen op vrij eenvoudige wijze een eerste opzet maken voor een reorganisatie van jouw bedrijf. Neem contact op met de arbeidsrechtspecialisten van HAUT Legal & Tax.